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Como gerenciar o fluxo de caixa da sua empresa com eficiência

Escrito por Nexoos

Não há como gerenciar aquilo que não se conhece. Esta é a regra básica de toda e qualquer empresa, não importando o seu porte ou o segmento em que atua.

Se as finanças não estão apresentando resultados satisfatórios e se esse quadro se mantém durante um longo período, brevemente o empreendedor sentirá na pele os efeitos da má gestão do fluxo de caixa, o que pode levá-lo ao fracasso.

O fluxo de caixa é, sem dúvida, o instrumento de controle financeiro mais importante que uma empresa pode ter. Isso porque toda e qualquer movimentação do dinheiro deve ser detalhada com essa ferramenta.

É por meio dela que é possível saber o quanto de recursos financeiros a companhia tem à sua disposição, quais são as contas a pagar e a receber e os prazos. Enfim, ela oferece ao gestor todas as informações financeiras necessárias para manter as contas em dia e para manter o negócio saudável.

Mas como gerenciá-lo de forma eficiente? Separamos para você práticas ideais de como fazer um fluxo de caixa. Quer saber mais? Acompanhe nosso post e tire essas dicas do papel hoje mesmo!

Registre todas as informações e mantenha-as atualizadas

O fluxo de caixa funciona como um espelho das suas finanças. Gestores que não conhecem as movimentações diárias ou mesmo não registram as entradas e saídas ficam impossibilitados de saber o presente e o futuro dos negócios.

É preciso ter critérios para lidar com o dinheiro e isso começa com a devida disciplina para anotar os acontecimentos financeiros da empresa.

Toda e qualquer movimentação financeira deve ser registrada. O grande erro de muitos gestores é acreditar que apenas altos valores devem compor o fluxo de caixa. Evite isso. Não importa o preço e o motivo da movimentação: tudo deve ser devidamente anotado. Somente assim o fluxo de caixa poderá ser uma ferramenta útil para o seu negócio.

É importante destacar que esse processo precisa ser constantemente atualizado. Com os dados em dia, você evita erros e consegue direcionar seu empreendimento com maior precisão para o caminho que deseja.

Determine um período de análise para seu fluxo de caixa

Não existe um padrão que diz qual é o melhor período de análise do fluxo de caixa. Via de regra, ele pode ser diário, semanal ou mesmo mensal. O importante é que os dados sejam constantemente atualizados e suas anotações alimentadas com todas as movimentações financeiras efetuadas.

É preciso que esse intervalo de tempo seja definido por objetivos, o que fica a seu critério. Conseguir analisar as informações e interpretar os dados possibilita que o gestor saiba quais os melhores prazos para seu negócio, de forma que o ciclo operacional não seja comprometido.

Prazos de recebimento muito longos podem comprometer o capital de giro, uma vez que a empresa pode não contar com recursos para honrar os compromissos com fornecedores. Isso pode levar você a recorrer a antecipações, o que não é uma boa ideia.

Identifique as entradas e despesas

Em relação ao que diz respeito à sua empresa, tenha sempre tudo anotado, separando aquilo que a companhia tem para pagar e o que ela tem para receber. Acompanhe com atenção especial os vencimentos das compras feitas no prazo para evitar atrasos e multas. Os juros podem comprometer sua organização.

A identificação visual das contas que são receitas e das contas que são despesas, seja por cores ou mesmo um sinal de subtração em frente aos valores de saídas, podem ser de grande valia na hora de avaliar e identificar cada conta no fluxo de caixa. Existem ainda recursos mais avançados apresentados por sistemas automatizados.

A identificação não segue um padrão determinado e cada gestor pode definir sua forma de atuação da maneira como achar conveniente. O importante é que possam ser facilmente diferenciadas as saídas das entradas.

Categorize as contas

Categorize as receitas e as despesas. Registre cada uma separadamente, discriminando a origem das entradas e o destino das saídas.

No registro das entradas, discrimine as formas de recebimento, ou seja, se foi em dinheiro, cheque pré-datado, cartão de crédito, promissórias, entre outras.

Nas despesas, anote itens como comissões de vendedores, conta de luz, água e telefone, fornecedores, salários, comissões. Enfim, todas as informações que permitem controlar cada gasto e saber exatamente de onde vieram.

É fundamental que além da categorização também estejam inclusas anotações sobre prazos e outras informações que possam identificar cada item movimentado, de forma a saber quanto, quando, como e de onde veio cada conta.

Preste atenção ao estoque

Uma boa gestão de fluxo de caixa jamais desconsidera o estoque. Toda a mercadoria que se encontra nessa situação precisa ser vista com cuidado dentro das finanças da empresa, pois ela pode ser usada a qualquer momento.

Ainda que funcione como um capital imobilizado, o estoque precisa ser bem controlado, ou seja, planejado e gerenciado. Dessa forma você tem como saber seu valor e os limites mínimo e máximo. Ter o controle sobre ele ajuda a tomar decisões mais precisas e viáveis para o seu empreendimento sempre que necessário.

Quando isso é feito, você tem como estimar o que precisa ser investido e se assegura de jamais correr riscos como a ausência de um produto importante.

Tenha objetivos

O fluxo de caixa é a ferramenta que o empreendedor tem para fazer projeções para os períodos que virão pela frente. Diante do cenário atual, de instabilidade econômica, isso ganha ainda mais importância, pois permite que a sua empresa consiga se precaver frente a eventuais crises.

Da mesma forma, é o fluxo de caixa quem permite ao empreendedor se preparar melhor para realizar investimentos sem que isso comprometa a sequência das atividades da organização.

Estipulando gastos e ganhos por períodos, a atividade empresarial pode ser comparada — seja mês a mês, seja semestre a semestre — sempre dando ao gestor parâmetros para garantir que a companhia está apresentando resultados adequados.

Trabalhe com um software de gestão

A tecnologia pode e deve ser uma aliada nos processos que envolvem a sua empresa. Isso diz respeito a ferramentas como o software de gestão, elemento essencial para facilitar o trato com dados e transformá-los em informações estratégicas para o empreendimento.

O ideal é que você tenha recursos para aperfeiçoar o seu trabalho com o fluxo de caixa. Mesmo porque muitas tarefas que levam horas para serem realizadas podem ser melhor desenvolvidas com soluções tecnológicas.

Nesse ponto, nada melhor do que adotar o uso de uma ferramenta moderna. Um sistema automatizado permite segurança e controle para a realização dos processos, fazendo com que a sua ação enquanto gestor seja facilitada.

Com um sistema, as informações são armazenadas na nuvem, podendo ser acessadas de qualquer computador, desde que esteja autorizado. Isso garante uma segurança maior para os seus dados.

Cuide com o capital de giro

É preciso garantir as condições necessárias para que a empresa siga operando de maneira regular. Para tanto, o fluxo de caixa é a ferramenta que pode auxiliar você em relação aos números da organização. Com ele em mãos é possível saber se há a necessidade de recorrer a outras formas de financiamento das atividades — como, por exemplo, o empréstimo para capital de giro.

É importante destacar também que essa questão influencia diretamente no planejamento do fluxo de caixa. Caso falte dinheiro em determinado período do ano ou para alguma situação, como no pagamento dos funcionários, por exemplo, poderá ser preciso realizar investimentos adicionais no capital de giro.

De qualquer forma, esse é um elemento que tem tudo a ver com o fluxo de caixa. Aperfeiçoe sua relação com esse mecanismo e obtenha benefícios na gestão de sua empresa.

Enfim, entender que o bom fluxo de caixa traz vantagens para o seu negócio é essencial para uma gestão eficaz. Otimize os processos e esteja sempre de olho nas possibilidades que a tecnologia oferece. Esse certamente será um diferencial para a sua empresa.

Entendeu como fazer um fluxo de caixa? Ficou com alguma dúvida ou quer compartilhar suas experiências e conhecimentos? Deixe um comentário abaixo!

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