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Como a comunicação interna pode auxiliar sua empresa?

A comunicação interna bem desenvolvida gera diversos benefícios às empresas.

Entre eles, estão: colabora para a sinergia da equipe, diminui a rotatividade, alinha os colaboradores com os objetivos da empresa, aumenta a produtividade, a eficiência em todos os processos internos e melhora o ambiente.

Muitas empresas, como corretoras de seguros, estão concentradas em melhorar esses aspectos atuando diretamente neles, mas não obtém sucesso porque o problema está justamente na comunicação.

Então, confira abaixo como atuar na verdadeira causa: as falhas de comunicação.

 

Qual a importância da comunicação interna?

É comum observar pequenas distorções entre o que as pessoas querem informar e a maneira como a mensagem é recebida.

Ou o atraso e até mesmo a paralisação do desenvolvimento de projetos pela falta de comunicação entre diferentes departamentos.

Como resultado, ouvimos frequentemente as famosas frases: “não foi isso o que eu quis dizer” ou “ninguém me avisou sobre isso”.

A questão é que as pessoas não deveriam precisar decifrar uma intenção em qualquer mensagem.

Contudo, não é exatamente assim que funciona na prática.

É por isso que é importante investir em um plano para garantir que a comunicação flua de forma eficiente, com o mínimo de ruídos, distorções e enganos.

Para que isso seja possível, devemos considerar dois aspectos principais: a habilidade de comunicação dos envolvidos; e a estrutura fornecida pela empresa para que os funcionários se comuniquem entre si.

Além de melhorar os aspectos que mencionamos, essa prática garante um melhor clima organizacional, pois melhora a eficiência e agilidade dos processos da empresa, o que melhora o ambiente da companhia.

Uma comunicação interna mais eficiente também é fundamental para melhorar a sua gestão.

 

Como desenvolver a comunicação interna?

Para elaborar uma boa estratégia de comunicação interna é preciso partir da ideia de que, apesar de envolver a forma como as pessoas se fazem entender umas com as outras, ela depende diretamente de um fluxo de comunicação.

Significa que é preciso encontrar um equilíbrio entre a ausência e o exagero de informações e os canais certos.

Um volume muito alto pode dificultar que os envolvidos assimilem todo esse conteúdo.

Já não comunicar adequadamente, vai impedir que todos saibam o que é preciso.

Além disso, dispor de apenas um canal de comunicação, como o e-mail, pode ser prejudicial, já que com a enxurrada de e-mails que recebemos hoje, um deles pode facilmente passar batido.

Por outro lado, utilizar várias ferramentas de comunicação, como e-mail, telefone, chat, Skype ou slack, whatsapp não necessariamente implicará na melhora da comunicação.

O segredo é encontrar o equilíbrio e utilizar as ferramentas que sejam mais adequadas ao seu negócio.

 

Avalie o estado atual

Por isso, o seu primeiro passo é identificar os gargalos, entraves, bloqueios e exageros nos seus processos de comunicação.

Isso inclui os dados que são disponibilizados nas ferramentas, aplicativos e demais recursos de diálogos utilizados pela corretora.

 

Determine metas e objetivos

Com base nesse diagnóstico, você pode determinar suas prioridades e traduzi-los em termos de metas e objetivos.

Ou seja, é preciso defini-las com clareza e objetividade e mensurar concretamente o índice de melhora desejado para cada fim.

 

Desenvolva um plano

Com a definição sobre o que deseja alcançar, a próxima etapa é elaborar as ações que precisa tomar para resolver o eventual problema ou melhorar seus processos.

Elas precisam ser descritas com detalhes, atribuição de responsáveis, prazos e metas.

 

Avalie o desempenho

Não se pode esperar atingir a excelência na comunicação em uma única tentativa.

Ela precisa ser perseguida continuamente para que possa ser aprimorada constantemente.

Por isso, é fundamental acompanhar os resultados alcançados para fazer correções no seu plano ao longo desse “trajeto” de busca da excelência na comunicação interna.

 

Dicas para melhorar a comunicação interna da sua empresa

Dentre as ações que você pode tomar, podemos relacionar duas que merecem a sua atenção especial.

Vejam quais são elas:

Incorpore tecnologia

A quantidade de informação que uma empresa, por exemplo uma corretora de seguros, trabalha é bastante elevada, se comparada a outras empresas.

Detalhes sobre as cotações, relacionamento com os clientes, propostas, procedimentos e documentos precisam estar disponíveis com acesso fácil e segurança de dados.

Por isso, um bom sistema e que ainda possua um chat interno é determinante para a comunicação interna.

Além de armazenar essas informações com segurança, ele organiza toda a documentação, facilita a consulta e direciona os dados para quem precisa deles.

 

Treine a equipe

O treinamento da equipe para os processos de comunicação interna é ótimo para ajudar os funcionários nas vendas e para melhorar o entendimento entre todos os colaboradores.

Porém, o conteúdo da capacitação também deve incluir o conhecimento necessário para utilizar as ferramentas de comunicação e explicar como deve ser esse processo.

 

Conclusão

Em resumo, podemos afirmar que a melhora da comunicação interna implica em garantir um bom fluxo de informação, por meio da utilização de ferramentas que facilitem a comunicação entre os colaboradores e engajamento de todos os envolvidos.

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Autor: Omar Ajame

Fundador e CEO da TEx. Empreendedor desde os 23 anos de idade, Omar é formado em Comunicação Social pela FAAP-SP e Pós-Graduado em Administração de Empresas pela FGV-SP. Possui mais de 15 anos de experiência no mercado segurador, tendo iniciado sua carreira na Corretora de Seguros de seu pai, onde também nasceu a TEx.

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