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DEFIS: entenda o que é e para que serve essa obrigação acessória

Toda pessoa jurídica deve prezar por sua organização contábil, a fim de evitar qualquer tipo de transtorno com os órgãos fiscalizadores. Por isso, este post lhe dá uma visão geral sobre a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais).

Nesta leitura, você conhecerá os prazos e regras para fazer essa obrigação acessória. Falaremos também sobre as situações especiais e as informações que devem estar contidas nesse documento.

Leia e informe-se!

O que é DEFIS?

DEFIS é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Os proprietários de micro ou pequenas empresas abertas já há algum tempo, com certeza, conheceram a DEFIS com o nome de DASN.

A Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) era o documento exigido das empresas enquadradas nesse regime tributário.

O nome mudou por causa da publicação da Resolução CGSN 94/2011, pelo Conselho Gestor do Simples Nacional. No artigo 66 do documento está contida toda a regulamentação sobre a DEFIS.

Portanto, caso seu negócio seja ou pretenda ser optante do Simples Nacional, está mais do que na hora de você entender tudo sobre a DEFIS, pois ele é uma prática obrigatória no processo de contabilidade da sua empresa.

Ainda que seu CNPJ tenha ficado inativo no exercício anterior, de acordo com a legislação, você ainda precisa apresentar essa declaração. Fique atento apenas para informar a inatividade ao realizar o preenchimento do documento.

A entrega da DEFIS para a Receita Federal deve ser feita por meio de um software específico. Trata-se do módulo do aplicativo Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D).

Lembrando que é também por meio do PGDAS-D que o contribuinte faz os cálculos dos tributos da sua pessoa jurídica referente ao Simples Nacional, gerando a guia de pagamento.

Qual o prazo de entrega da DEFIS?

O empreendedor deve providenciar a entrega da DEFIS todos os anos, sendo que o prazo limite é até o último dia útil do mês de março.

As informações contidas na DEFIS, ainda que transmitidas à Receita Federal, também são relevantes para os órgãos responsáveis por fiscalizarem o pagamento dos tributos estaduais e municipais. Por isso, os dados também devem ser compartilhados com essas instituições.

Qualquer tipo de irregularidade ou inexatidão em qualquer esfera é capaz de ser pode vir a ser identificada a partir da DEFIS.

Para que serve essa obrigação acessória?

Os órgãos tributários realizam a fiscalização das pessoas jurídicas por meio da DEFIS. Esse instrumento tem como função comunicar à Receita Federal as informações financeiras e fiscais da empresa durante o período que está sendo declarado, em referência ao ano-exercício anterior.

Assim sendo, as empresas que são optantes do Simples Nacional devem utilizar a DEFIS para comunicar e comprovar o recolhimento de impostos efetuado por ela.

Entre as informações que têm de ser passadas por meio dessa obrigação acessória, estão:

  • ganhos de capital alcançados;
  • número de colaboradores do início do período;
  • número de colaboradores do término do período;
  • valor do lucro contábil do período, caso se aplique;
  • dados dos documentos pessoais de todos os sócios, em conjunto com seus rendimentos;
  • saldo do caixa, ou da conta bancária, no início do período;
  • saldo do caixa, ou da conta bancária, no término do período;
  • soma dos gastos no período;
  • mudança de endereço físico da empresa, caso tenha ocorrido;

Como você pode perceber, os dados a serem comunicados na DEFIS são relativamente simples. Logo, qualquer empresa que tenha o mínimo de organização e conte com um profissional ou consultoria contábil como prestadora de serviços não terá dificuldades de entregar essa declaração corretamente.

Quem deve fazer a DEFIS?

Para você compreender facilmente se sua pessoa jurídica deve fazer a DEFIS, vamos dividir em duas categorias nossa explicação. Abordaremos o assunto para as empresas tanto em situação normal como em situações especiais.

Empresas em situação normal

Qualquer empresa que esteja enquadrada no regime tributário do Simples Nacional, e que esteja ativa operacionalmente, realizando o recolhimento dos seus impostos, tem por obrigação entregar a DEFIS todos os anos, até o último dia útil de março.

Para ser optante do Simples Nacional, uma microempresa deve ter o teto do seu faturamento em R$ 900 mil, enquanto uma pequena empresa precisa faturar, no máximo, R$4,8 milhões ao ano.

Já se você fatura até R$81 mil ao ano, pode ser um microempreendedor individual. Quem é MEI fica dispensado de apresentar a DEFIS, o que representa mais uma vantagem por simplificar a vida dessa configuração de pessoa jurídica.

Empresas em situação especial

Ao contrário das empresas em situação normal, toda pessoa jurídica que não está operando ativamente faz parte das empresas em situação especial, seja qual for a razão da inatividade.

Pode ser por causa do encerramento das atividades, pelo fechamento de uma filial ou mesmo por terem sofrido exclusão do regime do Simples Nacional.

As situações especiais classificadas para a entrega da DEFIS são:

  • Empresas extintas: voluntariamente ou por falência;
  • Empresas separadas: parcialmente ou integralmente;
  • Empresa fusionadas: que se associaram a outra empresa;
  • Empresas incorporadas: adquiridas por outra pessoa jurídica.

Para todos esses casos, a Resolução CGSN 94/2011 prevê prazos diferentes de entrega dessa obrigação acessória. Caso alguma dessas situações especiais tenha ocorrido até abril de determinado ano, você precisa apresentar a DEFIS no final do primeiro semestre. Depois disso, essa declaração será entregue no mês seguinte do registro do evento.

Quais são as regras da DEFIS?

O canal de entrega da DEFIS deve sempre ser online. Clique aqui para acessar o link.

Caso qualquer pendência seja identificada pelo sistema, como a falta de dados relativos às apurações exigidas do período, você não conseguirá concluir a entrega da DEFIS.

Pessoas jurídicas que tenham a declaração do ano anterior ainda pendente, também não serão capazes de seguir em frente com a DEFIS atual.

Nenhum tipo de multa é aplicada no caso de atraso da entrega dessa obrigação acessória. Porém, as apurações feitas após a expiração do prazo de entrega através do PGDAS-D ficam temporariamente suspensas até que a DEFIS pendente seja transmitida.

Se houver a necessidade de retificar dados informados na DEFIS, a lei permite que isso seja feito a qualquer momento. Os ajustes são realizados por meio do mesmo aplicativo usado para transmissão da declaração.

Como você conferiu neste post, a DEFIS é uma obrigação acessória simples de ser preenchida e entregue. Para isso, basta manter a contabilidade e todas as informações da sua empresa devidamente organizadas.

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